Een vereniging is niet vanzelfsprekend

In ons dorpengemeenschap zijn vele verschillende verenigingen. Hoe lang nog?

Gymnastiekvereniging ODI

Op 25 maart heeft het bestuur van gymnastiekvereniging aangegeven dat zij wil stoppen met haar activiteiten. Dit betekent dat de vereniging bestuurloos wordt en wanneer de leden niet in actie zal komen, de vereniging zal worden opgeheven. Over twee jaar zal de vereniging haar 100-jarige jubileum kunnen vieren of niet.

Redenen voor het bestuur om te stoppen zijn:

• Waardering: Ondanks dat het bestuur er van alles aangedaan heeft om de vereniging in leven te houden, wordt dit door de leden niet geapprecieerd.
• Opvolging bestuur: Het wordt steeds moeilijker om opvolgers te vinden voor de functies binnen het bestuur.
• Gymleraren stoppen: De gymleraren, die vorig jaar zijn aangesteld, hebben aangegeven te willen stoppen. Het is problematisch om überhaupt goede gymleraren te vinden.

Om de vereniging ODI (met ongeveer 100 leden) te redden moet er een nieuw bestuur en nieuwe gymleraren komen...

Update: De vereniging ODI heeft inmiddels weer een nieuw bestuur.

Verenigingen

De problemen binnen de gymnastiekvereniging ODI zijn helaas niet uniek. Bijna iedere vereniging binnen ons dorpengemeenschap heeft te kampen met een of meerdere genoemde problemen.

Het bestuur

Behalve leden heeft iedere vereniging een bestuur nodig, die verantwoordelijk is voor de aansturing van de vereniging. Het bestuur verzorgt dat het doel van de vereniging wordt nageleefd, organiseren activiteiten en zorgen dat de financiën goed geregeld zijn. Het bestuur is het hart van iedere vereniging.

Binnen het bestuur zijn vaak de volgende personen aanwezig:

• De voorzitter: Een voorzitter heeft de leiding binnen het bestuur, hij zorgt ervoor dat een ieder binnen het bestuur weet wat hij moet doen en wat van hem verwacht wordt. De voorzitter stelt bij de vergaderingen de agenda op en zorgt ervoor dat elk punt tijdens de vergadering wordt besproken.
• Secretaris: Een secretaris verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen.
• Penningmeester: Een penningmeester verzorgt de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Hij/zij zorgt ervoor dat de kasboeken in orde zijn en geeft jaarlijks een overzicht van de geldstromen binnen de vereniging.
• Bestuursleden: Bestuursleden zijn leden die lid zijn van het bestuur, maar geen bijzondere rol vervullen. Zij zorgen ervoor dat de activiteiten en andere werkzaamheden worden uitgevoerd.
• Kascontroleurs: De kascontroleurs zijn zelf geen lid van het bestuur. Deze mensen controleren de jaarverslag van de penningmeester, zodat de geldstromen binnen de vereniging extra gecontroleerd worden. Vaak zijn er twee kascontroleurs eenmaal per jaar actief tijdens de kascontrole. Er wordt ook een derde kascontroleur aangesteld als reserve. Bij de ledenvergadering zullen de kascontroleurs verslag doen van de kascontrole.

Een vereniging zonder bestuur is als een land zonder regering. Wanneer het bestuur is afgetreden, liggen de activiteiten binnen de vereniging stil.

Opvolging bestuur

Om de zoveel jaar (meestal 4 jaar) moet een bestuurslid worden vervangen, zodat het bestuur regelmatig wordt ververst met nieuwe mensen. Mocht degene die een termijn heeft volbracht toch nog wensen om in het bestuur te willen blijven, kan hij zich weer herkiesbaar stellen. Wanneer er geen tegenkandidaten zijn, of wanneer de aanwezige leden voor de herkiesbare bestuurslid kiezen, kan het bestuurlid bij het bestuur blijven.

Op het moment dat een bestuurslid niet herkiesbaar is of hij/zij wenst te willen stoppen, moet deze vervangen worden door een nieuwe kandidaat. Wanneer de tijd komt om een bestuurlid te vervangen wordt er om een opvolger gezocht. In het verleden was het een eer om gevraagd te worden voor het bestuur, maar tijden zijn veranderd. Het wordt steeds moeilijker om goede opvolgers te vinden voor een bestuursfunctie.

Het probleem om opvolgers te vinden voor de verschillende bestuursleden binnen een vereniging is helaas niet alleen voor ODI van toepassing, maar speelt bij bijna alle verenigingen wel een rol. Je ziet ook vaak dat dezelfde mensen binnen een dorp terugkomen in meerdere besturen. Het zijn vaak dezelfde mensen die fanatiek genoeg zijn om deel te nemen in de besturen van de verschillende verenigingen.

Ben je lid van een vereniging: wordt bestuurslid, dan help je jezelf en alle andere leden!

Waardering

Het bestuur van ODI geeft aan dat zij niet ondersteund worden door de leden van de vereniging. Het bestuur bestaande uit een aantal vrijwilligers proberen via verschillende activiteiten de leden van dienst te zijn, zolang de financiën het toelaten en de activiteiten in lijn zijn met de doelstellingen van de vereniging. Uiteraard zijn sommige activiteiten beter dan andere en als bestuur kun je helaas niet iedere lid 100% tevreden stellen.

Uiteraard betaalt u, net als ieder ander lid, een contributie aan de vereniging, maar van dat geld gaat er geen cent naar het bestuur zelf (kunt u zelf controleren, wanneer u bij de ledenvergadering bent). Het geld gaat naar de activiteiten, huur gebouw, onderhoud verenigingsgebouw, grond en materiaal, kantoorbenodigdheden (printwerk voor de uitnodigingen), etc.

Bestuursleden zijn mensen, mensen van vlees en bloed. Iedereen wil graag gewaardeerd worden voor zijn/haar werk, zo ook het bestuur. Het is niet erg om het bestuur eens een compliment te geven voor het werk wat zij verrichten, een helpende hand te bieden en te ondersteunen in zware/lichte tijden.

Deelname activiteiten

Een van de hoofdzaken van het bestuur is het organiseren van activiteiten (bij de meeste verenigingen), waar de leden aan kunnen deelnemen. Het bestuur probeert elk jaar opnieuw weer een serie activiteiten te organiseren voor de leden. Zo organiseert het bestuur activiteiten als een excursie, reisje, barbeque, wedstrijd, voorstelling, bijeenkomst, concert, uitje, etc, etc.

Maar wat als er niemand komt/aanmeld. Het ergste voor het bestuur is dat wanneer zij met heel veel moeite iets organiseren en er komt niemand opdagen. Dat zou u ook niet leuk vinden. Het valt op dat bij steeds meer activiteiten, steeds minder mensen/leden komen. Dat is jammer, dat is zeer demotiverend voor het bestuur. De beach-volleybal toernooi, welke vorig jaar door verschillende verenigingen werd georganiseerd, ging niet door omdat er onvoldoende aanmeldingen waren.

Wanneer uw vereniging iets organiseert, probeer er dan bij te zijn. Deze activiteiten zijn vaak toch wel zeer geslaagd, zeker wanneer u erbij bent!!!

Ledenvergaderingen

Elk jaar wordt door het bestuur een ledenvergadering georganiseerd, waar de leden hun wensen en ideeën kunnen aangeven. Tijdens de vergadering kunt u uw ongenoegen of juist complimenten kenbaar maken, activiteiten voorstellen en opmerkingen plaatsen aan het bestuur.

Tijdens een jaarvergadering brengt het bestuur u op de hoogte van de stand van zaken binnen de vereniging, hoe de financiën er voor staan, welke activiteiten er zijn georganiseerd en welke ze dit jaar van plan zijn te gaan organiseren, wat ze met uw op-/aanmerkingen hebben gedaan en welke bestuurswijzigingen er zijn. U kunt tijdens de vergadering eventueel nieuwe/oude bestuursleden kiezen, voorstellen en wensen kenbaar maken, klachten doorgeven en stemmen voor bepaalde zaken (zoals een contributie verhoging/verlaging, verenigingswijzingen).

Slechts eenmaal per jaar krijgt u de mogelijkheid om met het volledige bestuur te communiceren: maak gebruik van deze mogelijkheid: kom naar een ledenvergadering!

Enquête

Soms wil een vereniging iets van jou weten, een standpunt van jouw achterhalen of gewoon jouw mening weten. Aangezien er steeds minder mensen naar een ledenvergadering komen (de plek om met de leden te communiceren), moet de vereniging gebruik maken van middelen zoals een enquête. Zeker bij grote beslissingen is het zelfs vaak verplicht om de leden om hun standpunt te vragen en de uiteindelijke beslissing daar van af te laten hangen (zoals het opheffen/opdelen van een vereniging).

Het invullen van een dergelijke enquête is vaak een kleine moeite. Aangezien ons dorpengemeenschap niet zo groot is, moet het ook niet moeilijk zijn om de formulieren bij een bestuurlid in te leveren. Toch komt er meestal weinig enquêtes terug bij het bestuur (ook weer heel demotiverend). Waarom toch?

Bij een enquête: Vul deze in en lever deze in! Uw bestuur wil graag uw antwoord weten!

Gekwalificeerd personeel

Niet iedere vereniging heeft leraren/trainers nodig om aan de voorwaarden te voldoen, maar sommige verenigingen wel. Verenigingen zoals DWP, ODI, Tennisvereniging Sintjohannesga e.o. en PSV 't Haske kunnen niet zonder deze bijzondere mensen. Trainers/leraren zorgen ervoor dat de leden/leerlingen opgeleid worden en verzorgen de verschillende activiteiten.

Vaak ziet een leraar/trainer een vereniging als een opstapje naar het echte werk. Voor een beginnende leraar/trainer (student/stagiair), staat een dergelijke vereniging goed op de cv. Een vereniging kan niet altijd de beste mensen (trainers/leraren) binnen krijgen voor deze functies, aangezien ze niet een volledige salaris kunnen bieden. De kans is groot dat een leraar na een tijdje afscheid gaat nemen van de vereniging, alleen maar omdat hij/zij een betere positie kan krijgen.

Het valt niet mee om gekwalificeerde mensen te krijgen, die voor een schamele salaris een vereniging helpen met de activiteiten. Je moet dus deze mensen goed behandelen, voor je het weet zijn ze weer weg.

Behalve trainers/leraren, maken de verschillende verenigingen gebruik van gebouwen, grond en materialen. Wees er zuinig op, je hebt ze (samen met alle andere leden) zelf voor betaald of je hebt ze in bruikleen (van misschien wel het bestuur zelf)!

Transparantie/Communicatie

Stel je zit bij een vereniging die in moeilijkheden zit, bijvoorbeeld dat er geen opvolgers te vinden zijn voor de bestuursleden of iets totaal anders. Op een dag zie je op websites als Sintjut.nl of Skarsterlannieuws.nl de mededeling dat het bestuur er mee ophoudt. Wat denk je dan?

Misschien heb je wel iets op de wandelgangen gehoord (roddels), of je hebt de stille hints niet begrepen (tussen de regels van de nieuwsbrief, strakke gezichten). Opeens wordt de vereniging opgeheven, de contributie van het jaar is weg en de gezellige/inspannende avonden zijn opgehouden, je staat voor een dichte deur. Dan hoor je dat het bestuur gestopt is, de vereniging is opgeheven.

Beste bestuur: maak van jouw hart geen moordkuil. Wanneer er problemen zijn met de vereniging, licht dan in ieder geval de leden op tijd in, zodat zij eventueel nog in staat zijn om te reageren. Wees altijd duidelijk naar de leden, ook wanneer er geen leden naar de ledenvergadering komen!

Sintjut.nl, 18 april 2010